CV y la Ley de Protección de Datos Personales

Conozcamos a fondo en qué consiste esta normativa y cómo nos afecta cuando enviamos un currículum.

¿Qué es la Ley de Protección de Datos?

La ley orgánica de protección de datos (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales) LOPDGDD que cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo tiene como finalidad proteger la intimidad y privacidad de los individuos.

Esta ley considera como datos personales toda aquella información que permita identificar a una persona, ya sean estos datos escritos, de vídeo o audio.

En ella se establecen normas y prácticas que se deben de cumplir a la hora de tratar y transmitir datos personales.

Cómo afecta la Protección de Datos a los currículums

Cuando enviamos un currículum a una empresa esta debe de cumplir con la normativa de protección de datos y tratar nuestro currículum acorde a ello. A grandes rasgos esto implica varias cosas:

• Han de cumplir con el principio de minimización de datos, por lo que no podrán recabar más información que la necesaria para realizar la evaluación del candidato. Así datos de carácter muy personal, como podría ser, por ejemplo, el estado civil, suelen ser irrelevantes y no deberían de ser solicitados por una empresa a la hora de evaluar el perfil de un profesional.

• La empresa debe poner a disposición del candidato como se tratarán los datos.

• Deberá comunicar si existe un fichero de datos personales, quién es el responsable del mismo, donde se encuentra y cuál es la finalidad de la recogida de datos.
• Además, deberá de facilitar la posibilidad de acceder, rectificar, cancelar u oposición (ARCO) e informar de cómo se podrá realizar cada una de estas acciones en cualquier momento.

Normalmente las empresas informaran sobre ello en un email de respuesta automática tras la recepción de un currículum vitae. O si se introduce el currículum en su base de datos se mostrará esta información y se deberá dar el consentimiento para completar el envío.

Cuando el currículum se entrega en mano, la empresa también debería de informar sobre ello y el candidato tendrá que firmar su consentimiento.

¿Cuánto tiempo puede una empresa guardar un CV?

Aunque no existen un plazo determinado por ley, muchos expertos afirman que 24 meses es el periodo adecuado para guardar un currículum y tras ese tiempo se debería de eliminar. Algunas empresas informan específicamente sobre cuanto tiempo guardarán los datos personales de los candidatos.

Siempre se tiene en cuenta la fecha de actualización. Así, si el tiempo que una empresa guarda un cv es de 24 meses, si lo actualizas dentro de esos 24 meses, este plazo volvería a empezar a contar en el momento de la actualización.

Esto es importante si estás en búsqueda activa de empleo y quieres que una empresa mantenga tu currículum en su base de datos. Para asegurarte de que cuentan con tus datos es recomendable actualizarlo periódicamente, al menos cada año o cuando haya cambios significativos en tu currículum.

¿Qué hacer si no quieres que una empresa almacene tus datos personales?

En cualquier momento podrás rectificar los datos personales que has proporcionado con anterioridad, acceder a ellos o eliminarlos.

Como candidato, tras encontrar empleo quizás no quieras que una empresa a la que has enviado tu currículum cuente con tus datos personales y tu currículum. Si han realizado todo el proceso de tratamiento de datos de forma adecuada te habrán facilitado la información sobre como acceder y rectificar tus datos. Si no cuentas con esa información, siempre puedes contactar con la empresa para que te eliminen de su base de datos y deberán hacerlo o facilitarte el procedimiento para realizarlo.

En general, no es común que las personas soliciten su eliminación de una base de datos de currículums. Las empresas siempre deberán de guardar estos datos de forma segura y confidencial, por lo que no suele ser relevante que cuenten o no con los datos.

¿Puede una empresa compartir tu currículum con otras?

Las empresas no podrán ceder tu currículum, ni datos personales a otras empresas sin tu consentimiento. Así verás en algunos casos que empresas pertenecientes a un grupo empresarial especificarán en su información sobre el tratamiento de datos que comparten ficheros o datos con las empresas del grupo.

Tampoco podrán utilizar tus datos para otros fines si no has dado tu consentimiento. Así cuando facilitas tu consentimiento para que utilicen y/o almacenen tu currículum estos datos solo podrán ser utilizados para procesos de selección.

Además, deberán garantizar la confidencialidad del tratamiento de los datos de tu currículum por parte de todo el personal de la empresa que tenga acceso a ellos. También deberán velar para que estos datos se almacenen de forma segura. Esto incluye su eliminación, así, por ejemplo, un currículum en papel deberá ser destruido y triturado de forma que sea imposible leer los datos que contiene.

¿Las empresas pueden utilizar mis datos de LinkedIn?

Y si te preguntas si los datos de LinkedIn y otros portales de empleo o redes sociales son libres para su uso, la respuesta es no.

Las empresas podrán encontrarte en LinkedIn o en un portal de empleo y conocer tu perfil profesional y contactar contigo. Sin embargo, no podrán extraer la información y tratarla de forma automática para reproducirla en otras bolsas de empleo o bases de datos.

Así aunque tu perfil de LinkedIn sea publico no tendrán derecho a almacenar y tratar esa información fuera de la red social.